5 questions à se poser pour mettre en place une bonne gestion des EPI

Dans mon précédent article, je vous ai donné plusieurs raisons pour bien gérer vos EPI. Maintenant allons plus loin et voyons comment mettre en place une bonne gestion des EPI.
Voici 5 questions auxquelles il est indispensable de répondre en suivant l’ordre que je vous propose pour être sûr de prendre les bonnes décisions.

1. Quels types de matériels devez-vous gérer ?

Exemple d'EPI à gérer

Vous remarquerez que je parle ici de "matériels" et non seulement d'EPI. En effet, pourquoi ne pas profiter des avantages d'une bonne gestion (gain de temps, renouvellement optimisé, …) pour inclure dans votre gestion l'ensemble de votre matériel comme l’outillage, vos échafaudages, vos engins de levages, ... Surtout, certains matériels ne sont pas identifiés réglementairement comme EPI mais nécessitent une gestion tout aussi rigoureuse : vos extincteurs, vos défibrillateurs, …

En réalité l’entreprise elle-même joue un rôle souvent considérable dans la définition de ce qu'est un EPI et ce qui ne l'est pas en fonction de son activité. Comme on va le voir, cette définition n’est pas toujours évidente. Ainsi je travaille notamment avec les pompiers d’un service de secours en montagne qui se sont demandés si les gants de leurs agents devaient être considérés comme des EPI. Question délicate car au niveau administratif définir les gants comme des EPI impose d’acheter des gants reconnus officiellement comme tels. A l’époque les seuls gants EPI catégorie 3 étaient des gants de soudure ou de fonderie évidemment inutilisables pour des pompiers en intervention. Il peut donc vous arriver de devoir définir ce qu'est un EPI ou non.

Cette décision est importante et doit être réfléchie car lors d'une inspection, on vous demandera pourquoi ce choix. Dans le cas de ces pompiers, ils ont décidé de ne pas déclarer les gants comme des EPI, car la réglementation ne l'exigeait pas, mais de les gérer et de les contrôler comme des EPI avec OpenSafe(pro). Cette gestion leur permet également de savoir où se trouvent les gants, à qui ils sont attribués et à quelle date il faudra les renouveler. Cette décision a été privilégiée car la sécurité de leurs agents est pour eux plus importante qu'une simple règlementation.

Une fois que vous avez défini les types de matériels que vous voulez gérer, il faut tous les suivre, sans exception, qu'ils soient en cours d'utilisation ou en stock.

Info : toutes les fiches de vie doivent être conservées au moins 3 ans après la mise au rebut des EPI.

 

 

2. Quelles sont les réglementations à suivre pour chacun de ces matériels ?

Code du travail - Gestion des EPIComme je l'ai expliqué dans l'article précédent, tous les EPI sont soumis à une réglementation. En générale, les EPI ont une durée de vie, ils imposent des contrôles réguliers mais également des désinfections.

Vous devez calculer la date limite d'utilisation pour chacun de vos EPI. Dans un de mes articles, je décris la méthode utilisée dans OpenSafe(pro) pour réaliser automatiquement ce calcul et ainsi optimiser leur durée de vie. Dès qu’un EPI arrive à échéance, il doit être mis au rebut, quel que soit son état apparent.

Selon quelle fréquence faut-il contrôler un EPI ?

En règle générale, tous les EPI doivent être contrôlés au moins une fois par an. Cependant, vous pouvez juger cela insuffisant compte tenu de la fréquence et des conditions d'utilisation de l’EPI et décider alors de les contrôler plus régulièrement. Un de nos clients, une entreprise de manutention du port du Havre, a ainsi décidé de contrôler ses EPI 4 fois par an car la vie de ses employés en dépend. Il vous revient donc, pour chaque type d’EPI, de définir vous-même une fréquence de contrôle.

Certains EPI doivent être désinfectés. Si c'est le cas, vous trouverez les instructions dans les notices d'utilisation mais c'est là aussi à vous de décider si vous devez le faire et de définir les fréquences de ces désinfections. Par exemple, si vous louez des EPI, vous devriez les désinfecter après chaque utilisation. Par contre si vous attribuez vos EPI à vos collaborateurs, vous pourrez les désinfecter de temps en temps et lors des changements d'attribution.

Ce type de questionnement s’applique à toutes les autres réglementations que vous rencontrerez.

 

 

3. Quels sont les intervenants ?

C'est une question importante car c'est elle qui va déterminer le rôle de vos collaborateurs dans la gestion des EPI. On peut classer les intervenants dans 3 catégories sachant que certains peuvent jouer un rôle dans plusieurs d’entre elles.

  • Les utilisateurs des EPI : Comme je l'expliquais dans l'article précédent, je vous recommande de former ces utilisateurs à l'utilisation de ces EPI afin de réduire le risque d'accident et d'optimiser la gestion de vos EPI par rapport au contrôle de routine.
  • Les contrôleurs : Il s’agit d’une personne formée et habilitée pour contrôler vos EPI. Ces contrôleurs peuvent très bien être choisis en interne mais vous pouvez également faire appel à une entreprise extérieure capable de réaliser ce type d'opération.
  • Les gestionnaires : Ils dirigent toute la gestion des EPI. Ils doivent avoir une vue d'ensemble de tout ce qui est à faire. C'est à eux de connaître toutes les procédures que vous avez mises en place et de s'y tenir. C'est également à eux de transmettre toutes les modifications de procédures aux autres intervenants (utilisateurs, contrôleurs).

Quels sont les intervenants ?

 

 

4. Quels sont les moyens techniques mis à votre disposition ?

Toutes les opérations que vous allez réaliser lors de votre gestion d’EPI devront être inscrites dans un registre de sécurité. Ce registre doit contenir une fiche de vie par EPI (hors gestion par lot) et il devra être mis à jour régulièrement par les intervenants que nous avons cités dans le paragraphe précédent.

Il existe plusieurs formats pour votre registre de sécurité.

  • Le format papier tel qu'un classeur est assez répandu mais présente de nombreux inconvénients dont le plus pénalisant est selon moi le temps passé à mettre à jour toutes les informations. Il est toutefois possible de créer un tableau d'index contenant toutes les opérations à réaliser mais là encore, il faut être très rigoureux lors des mises à jour des fiches de vie. Toutes ces contraintes sont un risque pour la pérennité de votre gestion des EPI. Dans les faits, les gestions « papier » sont rarement suivies sur la durée.
  • Au format électronique on trouve les tableurs tels qu'Excel ou l'équivalent chez OpenOffice. Ces tableurs permettent de mettre en place rapidement une liste de vos EPI. Cependant les fichiers de plusieurs de mes clients actuels qui utilisaient des tableurs avant Opensafe(pro) m’ont permis de constater que ces fichiers contenaient beaucoup d'erreurs, d'informations périmées, de commentaires incompréhensibles, ... C'est pour cela que je vous recommande d'être très rigoureux dans le remplissage de votre fichier et de limiter l'accès à votre fichier à 1 ou 2 personnes seulement. Dans le cas contraire le fichier va vite devenir un champ de bataille.
  • Les logiciels spécialisés tels qu’Opensafe(pro) dans la gestion des EPI sont rares.Voici à mon avis les 2 critères les plus importants pour faire son choix : le logiciel doit être le plus simple possible tout en étant performant, il doit toujours être à jour par rapport à la réglementation. Ce dernier point est certainement le plus décisif sachant que les réglementations évoluent régulièrement et que cela peut vous mettre en porte-à-faux. C'est pour cela que nous avons mis en place une garantie "Respect de la réglementation" afin qu'OpenSafe(pro) soit toujours à jour.

OpenSafe(pro) - Logiciel de gestion d'EPI

 

 

Votre temps est précieux

5. Combien de temps avez-vous à consacrer à la gestion de vos EPI ?

Généralement la gestion des EPI est une nouvelle tâche que vous devez réaliser en plus de toutes celles que vous avez déjà à faire. C'est pourquoi la mise en place de la gestion des EPI doit être réfléchie.

L’équation est simple : moins vous avez de temps à y consacrer et plus avez besoin d'une gestion des EPI automatisée avec un logiciel spécialisé tel qu'OpenSafe(pro) qui propose par exemple des rappels par mail dès que vous avez des opérations à réaliser. Un bon logiciel vous permettra de gagner un temps considérable et d'être plus efficace pour vous focaliser davantage sur votre cœur de métier.

 

 

 

Vous avez pu voir dans ce second article quelles sont les questions à se poser pour mettre en place une gestion des EPI efficace :

  • Quels types de matériel devez-vous gérer ?
  • Quelles sont les réglementations à suivre pour chacun de ces types de matériels ?
  • Quels sont les intervenants ?
  • Quels sont les moyens techniques mis à votre disposition ?
  • Combien de temps avez-vous à consacrer à la gestion de vos EPI ?

En répondant à ces 5 questions, vous aurez les bonnes informations pour vous guider vers une gestion adaptée à votre entreprise.

 

Pour encore aller encore plus loin, je développerai les 4 erreurs à ne pas commettre pour que votre nouvelle gestion des EPI reste efficace et surtout pérenne.

En attendant ce prochain article, n’hésitez pas à me dire comment vous gérer vos EPI.

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