6 erreurs à éviter à tout prix pour bien gérer vos EPI – 2ème partie

Voici la seconde partie de l'article "6 erreurs de gestion d'EPI à éviter à tout prix". Dans la 1ère partie, vous avez pu voir 3 erreurs  pouvant mettre en péril votre gestion des EPI.
Dans cette seconde partie, vous allez découvrir les 3 dernières erreurs les plus importantes :

  • Ne pas former le personnel,
  • Manquer de rigueur,
  • Ne pas suivre les nouveautés

Ne pas former le personnel

Former votre personnel

Former votre personnel

Dans la 1ère partie, j’évoquais les contrôles de routine que doivent réaliser les utilisateurs avant toute utilisation. Si vous ne formez pas votre personnel à détecter toute anomalie sur leurs matériels, ils seront incapables de vous signaler tous les problèmes qui pourraient mettre en péril leur sécurité.
Je voudrais également vous parler du marquage du matériel. Comme j'ai pu l'expliquer dans le guide "Comment marquer vos EPI ?", il n'est pas évident de marquer votre matériel et quelquefois le marquage peut se détériorer. Il est donc indispensable de demander aux utilisateurs de vous le signaler avant que le marquage ne disparaisse complètement.

Il est également très important de former les utilisateurs du matériel afin qu'ils soient en mesure de les utiliser de façon optimale. Souvenez vous, dans le 1er article de cette série, je vous parlais d'un employeur condamné à de la prison ferme car il n'avait pas formé ses employés à utiliser les harnais mis à leurs disposition. Donc en les formant et en cas d'accident, vous ne pourrez pas être mis en cause lors de l'enquête.

Il est important de former toutes les personnes interagissant avec votre gestion et indispensable de diffuser l'ensemble des procédures que vous avez mis en place afin d'éviter toute erreur. Dans l'article précédent, je vous disais qu'il est difficile de maintenir cohérent un fichier Excel si vous êtes plusieurs à travailler dessus et vraiment impossible si vous ne transmettez pas le fonctionnement du fichier Excel. C'est pour cela qu'un logiciel spécifique comme OpenSafe(pro) est à privilégier car il permet d'avoir un cadre bien défini qui évite la plupart des problèmes.
OpenSafe(pro), notre logiciel spécialisé dans la gestion des EPI permet de réaliser simplement et efficacement de nombreuses opérations. Nous avons voulu que la prise en main soit simple et rapide cependant certaines actions "avancées" vous permettront de gagner encore plus de temps, comme les actions groupées, les contrôles multiples, la délégation des contrôles, ... Même si ces actions sont directement accessibles, il faut savoir qu’elles existent et comment les utiliser. C'est pourquoi, je conseille toujours une formation sur l'utilisation du produit. En formant les utilisateurs, ils seront encore plus efficaces et votre gestion gagnera en efficacité, surtout que le coût de ces formations peut être pris en charge par certains organismes de financement.

Manquer de rigueur

Cela parait évident mais il est toujours bon de le rappeler. Quelle que soit la méthode utilisée et les moyens techniques choisis, il est indispensable d'avoir de la rigueur. Evidemment certaines méthodes sont très libres et vous permettent de faire ce que vous voulez. C'est justement dans ces cas là que vous pouvez manquer de rigueur.
Au niveau des moyens techniques, il y a 2 types de registres de sécurité qui sont vraiment à surveiller car des erreurs importantes peuvent très vite apparaître. Voici quelques erreurs possibles :

  • Registre version "Papier" : Avec ce type de registre, tous les calculs sont à faire à la main et peuvent générer une erreur :
    • La date de fin de vie doit être correctement calculée en fonction des durées de vie fournies dans la notice lors de l'achat du matériel mais également lors de la date de la 1ère utilisation.
    • La date du prochain contrôle doit être calculée à chaque fois et inscrite sur la fiche de vie.
    • J'ai déjà pu voir des registres avec toutes les fiches de vie et au début un "résumé" de toutes ces fiches de vie afin d'accélérer la gestion. Effectivement cette méthode peut accélérer la gestion mais uniquement si toutes les données sont correctement recopiées de la fiche de vie vers le "résumé".
  • Registre avec un tableau type "Excel" : Ce type de registre permet de simplifier un peu la gestion par rapport au papier mais Excel est toujours à double tranchant. On peut tout faire d'où l'importance d'être rigoureux. Voici 2 exemples concrets que j'ai déjà rencontrés :
    • Un des avantages avec Excel est la possibilité de trier/filtrer le fichier par date du prochain contrôle. Ce qui fait que vous pouvez voir rapidement les contrôles que vous avez à réaliser. Très bien. Mais là où il faut être très attentif et rigoureux, c'est dans la saisie de cette date. Excel ne vous dira pas que la date est erronée : Exemple : 04/12/2012 et 04/122012. Si vous faites un tri avec les exemples de dates, vous risquez de ne jamais contrôler ce matériel.
    • J'ai pu voir également dans certains fichiers excel des commentaires en tout genre. Certains étaient utiles et avaient tout à fait leur place mais d'autres étaient plus compliqués à interpréter et n'avaient pas lieu d'être.
    • Un dernier exemple pour les tableurs, un jour j'ai reçu un autre fichier excel pour l'importer automatiquement dans Opensafe(pro) et la première chose que j'ai vue, ce sont des dizaines de lignes en orange, en vert ou d'autres couleurs. Tout de suite, je rappelle le gestionnaire pour lui demander ce que cela voulait dire. Il ne savait pas et après avoir demandé aux contrôleurs, il me répond "Je n'en sais rien, ne les prenez pas en compte".

La plupart des erreurs possibles peuvent être évitées en utilisant un logiciel spécialisé tel qu'OpenSafe(pro). Par exemple, les dates de mise au rebut sont calculées automatiquement ainsi que les dates des prochains contrôles. La majorité des données saisies dans OpenSafe(pro) sont vérifiées pour éviter toutes les erreurs possibles. Cela définit un cadre que nos utilisateurs apprécient et qui leur permet d'avoir une gestion plus efficace. Par exemple, vous avez la possibilité de planifier tous vos contrôles et de dire que les gilets de sauvetage doivent être contrôlés tous les 3 mois au lieu de tous les 12 mois. Là pas de problème dans ce sens. Par contre OpenSafe(pro) n'autorisera pas l'utilisateur à porter la période de contrôle à 15 mois au lieu des 12 mois prévus, car la réglementation ne l'autorise pas.
Par contre OpenSafe(pro) ne vous empêchera pas de mettre des commentaires dans 6 mois. C'est pourquoi même avec un logiciel spécialisé qui vous sécurise comme OpenSafe(pro) la rigueur est toujours de mise.

Dans tous les cas, il existe une seule méthode pour que toutes les personnes utilisatrices respectent et s'adaptent à toutes les procédures mises en place, c'est la formation en interne ou en externe.

Ne pas suivre les nouveautés

Rester informé

Rester informé

Dans la mesure où vous lisez cet article, je vois que vous ne faites pas cette erreur et je vous en félicite. Vous faites partie des personnes qui cherchent vraiment à s'améliorer et à devenir plus efficaces.
La gestion des EPI ou de tous autres matériels évolue constamment et en échangeant avec des responsables sécurité, on découvre toujours de nouvelles méthodes ou comme dans cet article des erreurs à ne pas commettre. C'est pourquoi je souhaite continuer à échanger avec vous sur toutes les nouveautés que j'ai pu découvrir ou que je vais encore découvrir.

C'est ce que j'ai voulu faire avec le guide "Comment marquer vos EPI ?". Ce guide recense tous les types de marquages que j'ai pu trouver ou rencontrer lors d'échanges avec d'autres personnes. Afin que les lecteurs de ce guide restent toujours informés des nouveautés, j'ai décidé de leur offrir un bonus gratuit exceptionnel. Ils recevront toutes les mises à jour du guide avec tous les nouveaux marquages découverts entre temps.

 

 

 

Vous avez maintenant quelques conseils concernant les erreurs à ne pas commettre pour la gestion de vos EPI ou de votre matériel. J'espère que cet article sera une bonne source d'informations pour votre travail et votre entreprise.
Laissez moi vos remarques juste en dessous pour continuer à échanger ensemble.
Avez-vous déjà commis ces erreurs ? Si oui, quelles en ont été les conséquences ?
Avez-vous commis d'autres erreurs ?

A très vite pour le prochain article : Optimisez la gestion de vos EPI.

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