Logiciel de gestion d'EPI : 7 critères pour bien choisir

La gestion des EPI est une obligation règlementaire qui  rajoute du travail supplémentaire. Souvent, cette tâche vous est demandée par votre hiérarchie qui se rend rarement compte du supplément de travail que cela  occasionne. C'est pourquoi il est indispensable de trouver une solution pour gérer efficacement vos EPI. À mon sens, l'acquisition d'un logiciel spécialisé dans la gestion des EPI est indispensable.

Attention, il existe 7 critères importants qu'il faut prendre en compte avant d'acquérir un logiciel de gestion d'EPI. Généralement quand vous choisissez un tel logiciel, cela vous engage sur plusieurs années. C'est comme si vous utilisiez un logiciel de comptabilité. Une fois que vous avez rentré toutes vos informations comptables, vous ne pouvez refaire ce travail pour passer sur un autre logiciel de comptabilité. Là c'est pareil avec votre logiciel de gestion d'EPI.

C'est pourquoi il est indispensable de faire attention à plusieurs critères importants :

  1. Adapté à votre entreprise,
  2. Simple à prendre en main,
  3. Gain de temps,
  4. Collaboratif,
  5. Traçabilité,
  6. Évolutif,
  7. Sécurisé,

1) Adapté à votre entreprise

Chaque entreprise est différente. Ce qui signifie que chaque gestion des EPI est différente. C'est pourquoi il est indispensable de choisir un logiciel de gestion d'EPI qui puisse s'adapter à votre entreprise.

Si vous ne faites pas attention à cette adéquation, votre gestion ne sera pas viable dans le temps et votre logiciel de gestion d'EPI vous imposera un mode de fonctionnement qui ne conviendra absolument pas à votre entreprise. Vous risquerez de détruire tout le travail que vous avez fait pour mettre en place votre gestion des EPI. Si on va plus loin, vous risquerez également de mettre en danger la vie de vos collaborateurs ainsi que celle de votre entreprise.

C'est pourquoi vous devez vous assurer que votre logiciel gestion est bien adapté à votre entreprise. Si vous pensez qu'il n'est pas tout à fait adapté, assurez-vous que vous pouvez demander des modifications afin de personnaliser votre logiciel de gestion d'EPI.

Prenons un exemple. L'entreprise GMP, du port du Havre, utilise OpenSafe(pro) et nous a demandé à plusieurs reprises de modifier OpenSafe(pro) afin qu'il puisse coller encore plus au mode de fonctionnement de son entreprise.

2) Simple à prendre en main

Je suis certain que vous avez déjà utilisé un logiciel, quel qu’il soit, qui était tellement compliqué à utiliser que vous n'arriviez pas à travailler correctement. Je me souviens des pompiers de la Drôme avec qui l’on travaille. Quelqu'un leur avait proposé de gérer leurs EPI avec le même logiciel qui leur servait à gérer leur patrimoine. Vous imaginez bien que la gestion d'un bâtiment, ... n'est pas simple. Alors gérer leurs EPI avec un tel logiciel n'a pas été leur choix.

Votre logiciel de gestion d'EPI doit être simple comme un jeu d'enfant

Il est indispensable que vous puissiez utiliser simplement et rapidement votre logiciel de gestion d'EPI. Même si vous, vous êtes formé à utiliser ce logiciel, il faut que vous pensiez également aux utilisateurs occasionnels de ce logiciel.

Par exemple, si vous partez en congés, un de vos collègues va devoir prendre la relève. Si votre logiciel de gestion d'EPI n'est pas facile à comprendre et à prendre en main, cette personne ne pourra pas travailler durant votre absence ou ne travaillera pas correctement.

De plus certaines personnes sont réfractaires à l'informatique. Ce qui fait que si vous leur demandez d'utiliser un logiciel compliqué, la qualité de leur travail s'en ressentira.

Je vous recommande donc d'opter pour un logiciel de gestion d'EPI simple et rapide à prendre en main.

3) Gain de temps

Si vous utilisez un logiciel de gestion d'EPI qui est une réplique parfaite de la version papier que vous utilisiez avant, il n'y a aucun intérêt à utiliser un logiciel. Cela peut même arriver, dans le pire des cas, qu'un logiciel vous fasse perdre du temps par rapport à une gestion des EPI traditionnelle.

Lorsque vous investissez dans un logiciel, il faut vraiment qu'il vous fasse gagner du temps. Votre temps est précieux, économisez-le !

Si votre logiciel de gestion d'EPI vous fait gagner du temps, vous réduisez votre stress et surtout vous êtes beaucoup plus efficace, vous pourrez vous consacrer à d'autres tâches importantes.

Faisons une comparaison. Est-il plus rapide d'ajouter 50 masques respiratoires en remplissant 50 fois les mêmes informations pour créer leurs fiches de vie ? Ou alors est-il plus rapide de remplir une seule fois les informations des masques et de demander à votre logiciel de créer 50 fois la même fiche ?
La réponse est évidente et c'est justement là que l'informatique peut vous faire gagner un temps fou. C'est la même chose lorsque vous devez saisir les résultats de contrôles.

Avec OpenSafe(pro), nous avons créé de nombreuses procédures automatisées pour vous permettre de gagner un maximum de temps. Par exemple avec les contrôles multiples, l'envoi de rapports par mail, ...

4) Collaboratif

Lorsque vous gérez des EPI, vous ne travaillez généralement pas seul. Il est important vous puissiez tous accéder à votre logiciel de gestion d'EPI.

C'est pourquoi un des critères importants est d'opter pour un logiciel de gestion d'EPI qui permette de travailler ensemble à plusieurs et même temps. J'irai encore plus loin, en précisant que ces utilisateurs puissent travailler d'endroits différents.

Collaborer à plusieurs pour gérer vos EPI

Il existe des logiciels qui vous permettent de travailler à plusieurs utilisateurs, mais depuis un même ordinateur. Dans ce cas, votre base de données est installée sur un seul ordinateur et vous ne pouvez pas utiliser à distance votre logiciel.

Cela est encore plus important si vos EPI sont situés dans des lieux différents, voire très loin les uns des autres.

Je me souviens d'un client d'OpenSafe(pro) qui avait des agences d'un bout à l'autre de la France. Lorsqu'ils réalisaient des contrôles, des changements d'affectation, ..., ils devaient remplir un document papier, le scanner, l'envoyer par mail au responsable du logiciel de gestion d'EPI afin qu'il puisse saisir ces informations.

Dans ce cas, la perte de temps et les nombreuses erreurs étaient tellement importantes qu'investir dans un logiciel de gestion d'EPI multi-utilisateurs, multi-sites était devenu une priorité pour cette entreprise. Maintenant, chaque agence gère ses propres EPI sans se soucier des EPI de l'autre agence. Chaque agence est responsable de ses EPI, de ses contrôles. Les contrôleurs peuvent saisir eux-mêmes les contrôles qu'ils ont réalisés.

5) Traçabilité

On trouve de plus en plus d'EPI équipés de code barre, de puce RFID. Ces moyens de traçabilité ont un coût qui peut vous faire gagner un temps fou dans la gestion de vos EPI.

C'est pourquoi il est impératif que votre logiciel de gestion d'EPI puisse les utiliser. Soyez donc attentif à ce qu'il puisse bien gérer vos codes barre et puces RFID.

Découvrez dans le guide "Comment marquer vos EPI" que j'ai publié, dans quel cas vous pouvez utiliser les codes barre et les puces RFID.

6) Evolutif

La règlementation des EPI évolue régulièrement. Il est donc indispensable que votre logiciel de gestion d'EPI s'adapte rapidement à ces évolutions règlementaires. S'il ne le fait pas, vous risquez d'utiliser un logiciel qui ne soit plus conforme aux normes et qui pourrait mettre votre personnel et votre entreprise en danger.

Comme je vous le disais dans le critère numéro 1, il est important que les développeurs de votre logiciel de gestion d'EPI soient à votre écoute afin de le faire évoluer pour s'adapter à votre entreprise.

Cette notion d'évolution est tellement importante que nous fournissons OpenSafe(pro) avec plusieurs garanties importantes pour nos clients dont voici les 2 principales :

  1. Garantie de satisfaction permettant à nos clients d'orienter le développement d'OpenSafe(pro) pour qu'il corresponde à leurs besoins.
  2. Garantie "règlementation" afin d'être certain qu'OpenSafe(pro) évoluera en même temps que les règlementations.

7) Sécurité

Vos données sont importantes. Elles contiennent toute la vie de vos EPI. Vous devez les protéger. Je me souviens qu'un de nos clients est devenu client d'OpenSafe(pro) suite au crash de la base de données de sa gestion d'EPI. Ce jour-là, il avait perdu pratiquement 2 années de travail en quelques secondes. Et impossible de la récupérer !

Sauvegardez les fiches de vie de vos EPI

Il est indispensable que votre logiciel de gestion d'EPI vous permette de mettre en sécurité toutes vos données.

Par exemple avec OpenSafe(pro), nous réalisons automatiquement les sauvegardes des données de nos clients tous les jours. Ensuite nous mettons toutes leurs données sur des serveurs sécurisés.
Découvrez l'article que j'ai écrit sur différentes méthodes de sauvegarde de vos données.

8) BONUS : Aide et support technique

Au début de cet article, je ne devais vous dévoiler que 7 critères pour bien choisir un logiciel de gestion d'EPI. Après une longue discussion avec l'un de nos clients, je me suis aperçu que je devais absolument en rajouter un. D'où ce critère bonus !

Lorsque vous utilisez un logiciel, il est important que vous puissiez demander de l'aide à tout moment. De temps en temps, vous aurez des interrogations sur l'utilisation de votre logiciel, ou alors vous aurez des conseils à demander sur la gestion de vos EPI.

Support technique d'OpenSafe(pro)

C'est pourquoi vous devez vous assurer que le logiciel de gestion d'EPI dispose d'un support technique qui soit à votre écoute. Ce support doit être capable de vous répondre rapidement afin de vous débloquer le cas échéant.

Pour moi, cet accompagnement est tellement important que nous accompagnons tous nos clients tout au long de leur gestion des EPI.

 

Dans cet article complet, je vous ai donné les 8 critères importants sur lesquels vous devez être très attentif lorsque vous choisissez votre logiciel de gestion d'EPI. N'hésitez pas à poser des questions à l'éditeur du logiciel afin de vous assurer que ces critères seront bien respectés.

 

Et vous, quel est le critère le plus important pour bien choisir un logiciel ?Et pourquoi est-il aussi important ?

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