Optimisez la gestion de vos EPI

Dans le prolongement des articles précédents, je vais vous montrer comment une bonne gestion d’EPI peut être optimisée :

  • Que peut vous apporter cette optimisation ?
  • Que veut dire "Optimiser votre gestion" ?

Optimiser la gestion de vos EPI vous permettra de gagner un temps considérable et réduira les risques qui pourraient mettre en danger la vie de vos employés et même celle de votre entreprise.

C'est pourquoi nous avons créé la méthode TAF :

  • T : Traçabilité
  • A : Automatisation
  • F : Formation

Traçabilité

La traçabilité tient une place importante dans l'optimisation de votre gestion car il s'agit des fondations sur lesquelles nous nous appuierons par la suite.
La traçabilité se fait à 2 niveaux : premièrement au niveau du marquage du matériel et deuxièmement au niveau des informations concernant votre matériel.

Augmenter la traçabilité de votre matériel avec OpenSafe(pro)

  1. Le marquage : Pourquoi avoir un marquage ? Sans le marquage vous serez dans l'impossibilité de faire le lien entre votre matériel et votre logiciel de gestion d'EPI. Il existe actuellement différentes méthodes de marquage même si ce n'est pas toujours une tâche évidente. J'ai déjà eu l'occasion de développer ce sujet dans le guide "Comment marquer vos EPI ?" que j'ai publié il y a déjà plusieurs semaines. Aujourd'hui, je ne parlerai que du marquage utilisant les codes barre et puces RFID. Ces 2 technologies permettent d'économiser un temps considérable. Grâce à un lecteur, vous pourrez lire l'identifiant contenu dans les codes barre ou les puces RFID pour récupérer directement et facilement la fiche de vie contenant toutes les informations de ces EPI.
  2. Les informations : La réglementation sur les EPI exige que vous conserviez les fiches de vie durant toute la vie de l'EPI puis 3 ans après sa mise au rebut, d'où l'importance de conserver toutes ces informations. Avec des logiciels spécialisés dans la gestion des EPI comme OpenSafe(pro) toutes les informations sont automatiquement enregistrées dans un historique. Par exemple dans OpenSafe(pro), vous trouverez les dates d'achat, les dates de contrôle avec tous les détails, les événements, ... Cet historique est un parfait outil de traçabilité.

Vous pouvez également affecter vos EPI à vos employés. Cela vous permet de savoir exactement où se trouve votre matériel et qui l'utilise. Avec OpenSafe(pro) vous pourrez enfin définir sur quel lieu géographique sont vos EPI.

Attention à ne pas mettre trop d'informations. Cela pourrait nuire à votre productivité. Tout doit être inscrit en fonction de vos besoins réels.

 

 

Automatisation

Selon le dictionnaire Robert, l'automatisation est un "ensemble de procédés qui rendent l'exécution d'une tâche automatique sans l'intervention de l'homme".


Que pourrions-nous automatiser dans la gestion des EPI ? De nombreuses tâches.

  1. Le rappel des informations : En général les gestionnaires tiennent un calendrier qu'ils doivent mettre à jour régulièrement pour savoir quand ils doivent contrôler leur matériel. Mais encore faut-il qu'ils sachent lesquels. Cela peut vite devenir compliqué en fonction du matériel à gérer. C'est là que l'automatisation va vous faire gagner un temps très appréciable. Avec un logiciel conçu spécialement pour automatiser ces tâches, votre gestion sera simplifiée. Laissez OpenSafe(pro) travailler pour vous et vous alerter par mail dès que vous avez des opérations à réaliser.
  2. Les procédures unifiées : L'une des premières tâches lorsqu'on automatise un système, c'est de définir un certain nombre de procédures qu'il faut utiliser. En faisant cela, toute votre entreprise parlera le même langage et saura comment faire face lorsqu'un événement important surviendra. Certaines de ces procédures peuvent être incluses directement dans votre outil de gestion d'EPI. Par exemple dans OpenSafe(pro), nous avons créé la procédure permettant aux gestionnaires de déléguer des contrôles à certaines personnes. Sans entrer dans les détails, cette procédure permet d'envoyer un mail aux contrôleurs pour leur fournir les informations sur les opérations à faire et le gestionnaire de son côté sera informé de l'évolution des contrôles réalisés. Ces procédures demandent plusieurs opérations mais cela reste transparent pour le gestionnaire car tout se passe automatiquement dans OpenSafe(pro).
  3. La répétition d'opérations : L'automatisation doit permettre également d'éviter de réaliser des tâches répétitives. Pourquoi saisir 200 fois les mêmes informations alors qu'il est tellement plus simple de le faire une seule fois. Afin de répondre à cela, nous avons créé dans OpenSafe(pro), ce que nous avons appelé les "actions groupées". En quelques clics de souris, vous pouvez affecter 20-30 EPI simplement à un employé.

Toutes ces fonctionnalités automatisées ne doivent avoir qu'un seul et unique but : vous faire gagner du temps et vous mettre en sécurité par rapport à la réglementation en sachant que les procédures mises en place fonctionnent parfaitement.

Attention, l'informatique doit rester un outil pour l'homme et pas l'inverse. Un logiciel de gestion d'EPI doit vous faire gagner du temps et vous simplifier la vie, le travail, sinon cela n'a pas de sens.

 

Formation

Dans les précédents articles de cette série, j'ai eu l'occasion d’expliquer que la formation de votre personnel était importante.

Si vous souhaitez optimiser vraiment votre gestion des EPI, j'irai encore plus loin en disant que la formation est primordiale.

  1. Les utilisateurs des EPI doivent absolument être formés aux contrôles de routine. Ces contrôles ne doivent pas être inscrits dans le registre de sécurité mais ils sont très importants. Ils vous permettront de détecter rapidement tout problème sur vos EPI pouvant mettre en danger la vie de vos employés. Ces utilisateurs doivent également connaître la procédure à suivre s'ils constatent un problème lors de ces contrôles de routine. S'ils ne connaissent pas la procédure à suivre, cela pourrait les pousser à continuer à utiliser un matériel défectueux.
  2. Intervenants directs : dans l'article ####, je vous disais qu'il était important d'impliquer toutes les personnes concernées par la sécurité et le matériel. Je vous recommande de former ces personnes afin qu'ils puissent facilement trouver les informations dans votre système de gestion d'EPI et ne pas appréhender d'inter-agir avec votre logiciel. J'ai souvent vu des gestions inexploitées car des personnes n'osaient pas utiliser le logiciel par peur de faire une bêtise. Cela est d'autant plus vrai avec la traçabilité et l'automatisation que vous allez mettre en place pour optimiser votre gestion des EPI.

 

 

En résumé
Comme je le disais, la méthode TAF est axée sur 3 points :

  1. La traçabilité,
  2. L'automatisation,
  3. La formation

Il est difficile d'aller plus dans le détail de ces 3 points, car tout dépend du logiciel que vous utilisez pour la gestion de vos EPI
En créant cette méthode inédite, nous avons voulu définir un cadre simple et facile d'utilisation. OpenSafe(pro) évolue en permanence pour répondre aux besoins de nos clients selon notre garantie de satisfaction, et nous faisons donc en sorte que cette méthode soit utilisable au maximum afin que tous nos clients puissent profiter d’un outil performant pour les aider à optimiser leur gestion des EPI.

 

Avez vous déjà réussi à optimiser votre gestion des EPI ? Si oui, comment ?
Dans le cas contraire, qu'est-ce qui vous empêche d'optimiser votre gestion des EPI ?

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