Gestion individuelle ou par lot ? Quelle méthode choisir pour gérer vos EPI ?

Lorsque vous avez plusieurs EPI identiques, vous avez la possibilité de les gérer de 2 manières différentes :

Gérez vos EPI individuellement,
Gérer vos EPI par lot.

Attention, quand je parle de plusieurs EPI identiques, il faut qu'ils soient strictement identiques. Par exemple vous avez 50 casques identiques du même modèle, de la même couleur et de la même taille, ...Nous allons voir avec cet article, la différences entre ces 2 méthodes de gestion et surtout quels sont leurs avantages et leurs inconvénients. Nous verrons également ce que cela implique pour vous et votre gestion.

Gérez vos EPI individuellement

Lors que l'on gère individuellement des EPI, cela signifie que vous avez autant de fiches que d'EPI physiquement.

Avantages

Vous pouvez affecter un EPI individuellement. Avec les outils adaptés, vous pourrez connaître la consommation d'EPI par utilisateur ou encore connaître le coût de la dotation par utilisateur.

Vous pouvez contrôler vos EPI quand vous le souhaitez tout en restant dans la limite qu'impose la réglementation en vigueur.

Si vous êtes équipé d'un logiciel spécialisé dans la gestion des EPI tel qu'OpenSafe(pro), vous profiterez de statistiques précises pour optimiser votre gestion et économiser de l'argent par exemple lors du renouvellement de vos EPI.

Inconvénients

Vous allez multiplier le nombre de fiches de vie.Cet inconvénient devient caduc si vous utilisez un logiciel spécialisé dans la gestion des EPI qui vous permettra de travailler sans perdre votre temps. C'est notamment le cas lors de l'ajout des EPI.Par exemple avec OpenSafe(pro), lorsque vous devez ajouter 50 casques, il vous suffit d'indiquer simplement que vous voulez 50 casques identiques et l'informatique travaille pour vous en créant automatiquement 50 fiches de vie pour vos casques.Vous n'êtes donc plus obligé de créer 50 fiches à la main, ce qui est une perte de temps.

Vous allez devoir inscrire les contrôles sur chaque fiche de vie.Encore une fois en utilisant un logiciel adapté et optimisé pour travailler rapidement, cet inconvénient va devenir inexistant. C'est ce que fait OpenSafe(pro) en proposant à tous ses utilisateurs, les contrôles multiples.

Gérez vos EPI par lot

Lorsque l'on gère des EPI par lot, cela revient à créer une fiche pour plusieurs matériels identiques.

Avantages

Simple à mettre en place car vous n'avez qu'une seule fiche de vie à créer pour tous les EPI identiques. Cette méthode est très rapide si vous utilisez un logiciel spécialisé.

Le marquage est relativement simple car il faut identifier uniquement le lot. C'est notamment ce que j'explique dans le guide que j'ai publié "Comment marquer vos EPI ?".

Inconvénients

Il est impossible d'affecter des EPI à des utilisateurs car il est impossible d'idenfier un EPI en particulier.Par contre rien ne vous empèche de gérer l'affectation de vos EPI à coté sans aucun lien avec la fiche de vie. L'inconvénient est que vous allez avoir 2 gestions en parallèle avec toutes les erreurs que cela peut impliquer.

Vous aurez énormément de difficulté à gérer vos EPI en lot s'ils sont situés dans des lieux différents.Cela peut vite devenir compliqué lors des contrôles. Vous devez rappatrier tous vos EPI dans un même lieu pour faire le contrôle et ensuite les re-dispatcher dans leurs lieux d'origine.

Tous les contrôles doivent se faire impérativement en même temps.Je travaille avec les pompiers de Drôme depuis plusieurs années et il leur est impossible de gérer leurs EPI par lot du fait de cette contrainte. Imaginez s'ils voulaient gérer leurs EPI par lot, le jour du contrôle, ils devraient récupérer les EPI de tous les pompiers du département le même jour pour tous les contrôler en même temps. Cela signifierait que les opérations de secours seraient interrompues sur l'ensemble du département. Vous imaginez bien que cela est impossible !

L'achat des EPI doit se faire en fonction des recommandations du gestionnaire. C'est vraiment indispensable afin d'éviter que de mélanger les EPI de plusieurs lots.

Pour moi la gestion par lot ne peut être utilisée que dans certains cas particuliers. Par exemple dans les clubs d'escalade ou alors également dans les salles privées d'escalade.Dans ces cas précis, on peut gérer les cordes par lot car généralement elles sont achetées toutes en même temps, elles sont utilisées sur le même site, elles sont contrôlées en même temps et elles sont toutes mises au rebut en même temps.Par contre si je reprends l'exemple des pompiers, on ne peut pas gérer leurs matériels par lot car il faudrait stopper toutes leurs interventions pendant les jours de contrôle.

Lorsque je conseille mes clients sur leur gestion des EPI, la question arrive fréquemment "Dois-je gérer les EPI individuellement ou par lot ?". A part exception,je leur recommande vivement de gérer l'ensemble de leurs EPI individuellement.Effectivement grâce à des logiciels spécialisés et étudiés pour optimiser le temps de travail comme OpenSafe(pro), les quelques inconvénients de la gestion individuelle sont supprimés.Par contre si vous utilisez un fichier excel ou un logiciel de gestion d'EPI basique, la gestion individuelle sera certainement plus longue. C'est pourquoi le choix d'un logiciel de gestion d'EPI est crucial.Je reviendrai très prochainement sur les 4 points à faire attention lorsque vous choisissez votre logiciel de gestion d'EPI.Et vous, comment gérez vous vos EPI ? Individuellement ou par lot ? Et pourquoi avez-vous pris cette décision ?

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